CIRCULAIRE SUR LES VOYAGES SCOLAIRES
Sorties dans le cadre du FSE ou autres
Rien ninterdit à une association scolaire (FSE ou autres) dorganiser des voyages en France ou à létranger dés linstant quils sont financés sur les fonds propres de lassociation et organisés en dehors du temps scolaire.
Sortie pendant le temps scolaire
La prise en charge du voyage incombe à lEPLE chaque fois que ce type dactivités :
Est organisé pendant le temps scolaire, même partiellement et si sous la responsabilité dune équipe pédagogique,
Sadresse à des élèves et non aux membres dune association,
Est financé, soit partiellement ou en totalité par les collectivités
Le non respect de cette obligation expose les contrevenants (chef détablissement, professeurs ...) à être déclarés comptables de fait et poursuivis par le juge financier voire pénal.
PREAMBULE
Tout projet de voyage doit faire lobjet dune évaluation précise en recettes et en dépenses.
Une fois chiffré, ce projet doit être porté à la connaissance du chef détablissement avant la fin du mois doctobre afin de pouvoir être pris en compte dans le budget de lannée civile suivante.
Lensemble des projets constitue le programme annuel des voyages qui doit faire lobjet dune délibération du CA puis être joint au P.V.
Ce programme annuel peut éventuellement être modifié ou complété par une nouvelle délibération du CA.
RECETTES
Lagent comptable a pour mission dencaisser directement et dans leur intégralité toutes les recettes afférentes aux voyages.
Celles ci peuvent être de plusieurs natures
Subventions des collectivités publiques
Participations de létablissement : fonds social, caisse de solidarité
Dons divers : (association parents délèves, entreprises ou fournisseurs, clubs, FSE (bénéfices réalisés sur vente de produits :croissants, pains au chocolat...)
Contribution des familles : elle doit venir compléter les ressources du voyage après la prise en compte du montant des dépenses et de lensemble des autres recettes. Son principe et son montant devront ensuite être adoptés lors dun vote spécifique au CA. Dés lors, cette contribution des familles ne pourra plus être modifiée sauf par une nouvelle délibération du CA (DBM)
Dés linstant où la délibération du CA sera devenue exécutoire, elle permettra au comptable dencaisser les versements des familles.
Afin que cette contribution des familles revête un caractère volontaire, il conviendra de leur faire remplir un engagement.
DEPENSES
Avant le voyage
Doivent être prises en charge directement par leple dans le respect des règles comptables, toutes les dépenses qui peuvent lêtre.
Si lhébergement fait lobjet dune convention, la faire approuver par le CA au moins 15 jours avant le voyage.
Certaines dépenses telles les frais de séjour ou de transport peuvent donner lieu au versement davances dans la limite de 70 %. Le solde 30% peut être versé avant la réalisation du voyage dés linstant où les documents qui la permettent ont été remis au comptable.
Pendant le séjour
Les dépenses effectuées au cours du séjour sont souvent de faible importance, on peut donc envisager :
le chef détablissement prend un arrêté créant une régie davance provisoire pour la durée du voyage, nomme parmi les professeurs accompagnateurs, un régisseur davance titulaire et un suppléant.
Ce régisseur reçoit alors de lagent comptable une somme quil gère pendant le voyage.
Ainsi, une attestation du professeur sur laquelle figurera des indications suffisantes et chiffrées sur la nature des dépenses, son coût, la date et le lieu dexécution sera fournie à lagent comptable pour toutes les dépenses qui nauront pu être justifiées (ticket de caisse ...)
Au retour, le régisseur remet les pièces justificatives au chef détablissement et à lagent comptable pour lintégration dans la comptabilité de leple.