CIRCULAIRE SUR LES VOYAGES SCOLAIRES

 

Sorties dans le cadre du FSE ou autres

Rien n’interdit à une association scolaire (FSE ou autres) d’organiser des voyages en France ou à l’étranger dés l’instant qu’ils sont financés sur les fonds propres de l’association et organisés en dehors du temps scolaire.

Sortie pendant le temps scolaire

La prise en charge du voyage incombe à l’EPLE chaque fois que ce type d’activités :

Est organisé pendant le temps scolaire, même partiellement et si sous la responsabilité d’une équipe pédagogique,

S’adresse à des élèves et non aux membres d’une association,

Est financé, soit partiellement ou en totalité par les collectivités

Le non respect de cette obligation expose les contrevenants (chef d’établissement, professeurs ...) à être déclarés comptables de fait et poursuivis par le juge financier voire pénal.

PREAMBULE

Tout projet de voyage doit faire l’objet d’une évaluation précise en recettes et en dépenses.

Une fois chiffré, ce projet doit être porté à la connaissance du chef d’établissement avant la fin du mois d’octobre afin de pouvoir être pris en compte dans le budget de l’année civile suivante.

L’ensemble des projets constitue le programme annuel des voyages qui doit faire l’objet d’une délibération du CA puis être joint au P.V.

Ce programme annuel peut éventuellement être modifié ou complété par une nouvelle délibération du CA.

 

RECETTES

 

L’agent comptable a pour mission d’encaisser directement et dans leur intégralité toutes les recettes afférentes aux voyages.

Celles ci peuvent être de plusieurs natures

Subventions des collectivités publiques

Participations de l’établissement : fonds social, caisse de solidarité

Dons divers : (association parents d’élèves, entreprises ou fournisseurs, clubs, FSE (bénéfices réalisés sur vente de produits :croissants, pains au chocolat...)

Contribution des familles : elle doit venir compléter les ressources du voyage après la prise en compte du montant des dépenses et de l’ensemble des autres recettes. Son principe et son montant devront ensuite être adoptés lors d’un vote spécifique au CA. Dés lors, cette contribution des familles ne pourra plus être modifiée sauf par une nouvelle délibération du CA (DBM)

Dés l’instant où la délibération du CA sera devenue exécutoire, elle permettra au comptable d’encaisser les versements des familles.

Afin que cette contribution des familles revête un caractère volontaire, il conviendra de leur faire remplir un engagement.

 

DEPENSES

Avant le voyage

Doivent être prises en charge directement par l’eple dans le respect des règles comptables, toutes les dépenses qui peuvent l’être.

Si l’hébergement fait l’objet d’une convention, la faire approuver par le CA au moins 15 jours avant le voyage.

Certaines dépenses telles les frais de séjour ou de transport peuvent donner lieu au versement d’avances dans la limite de 70 %. Le solde 30% peut être versé avant la réalisation du voyage dés l’instant où les documents qui la permettent ont été remis au comptable.

Pendant le séjour

Les dépenses effectuées au cours du séjour sont souvent de faible importance, on peut donc envisager :

  1. l’eple les prend directement en charge : difficile
  2. l’établissement confie à une association (FSE) la possibilité de faire pour son compte un certain nombre de menues dépenses : fortement déconseillé.
  3. La régie d’avances temporaire :

le chef d’établissement prend un arrêté créant une régie d’avance provisoire pour la durée du voyage, nomme parmi les professeurs accompagnateurs, un régisseur d’avance titulaire et un suppléant.

Ce régisseur reçoit alors de l’agent comptable une somme qu’il gère pendant le voyage.

Ainsi, une attestation du professeur sur laquelle figurera des indications suffisantes et chiffrées sur la nature des dépenses, son coût, la date et le lieu d’exécution sera fournie à l’agent comptable pour toutes les dépenses qui n’auront pu être justifiées (ticket de caisse ...)

Au retour, le régisseur remet les pièces justificatives au chef d’établissement et à l’agent comptable pour l’intégration dans la comptabilité de l’eple.

 

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